Datenschutz bei Veranstaltungen der DigitalService4Germany GmbH Text

Informationspflichten nach Art. 13 DS-GVO in Bezug auf Veranstaltungen

Wer ist für die Verarbeitung meiner Daten verantwortlich?

DigitalService4Germany GmbH
Prinzessinnenstraße 8-14, 10969 Berlin
E-Mail: hallo@4germany.org

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter der oben genannten Postadresse oder unter der E-Mail-Adresse: datenschutz@4germany.org.

Welche Daten werden über mich gespeichert?

Wir verarbeiten die folgenden Kategorien personenbezogener Daten:

  • Kontaktinformationen, insbesondere Vor- und Nachname, ggf. Titel, Adresse, ggf. Telefonnummer, E-Mail-Adresse
  • Angaben zum Unternehmen bzw. der Institution
  • Angaben zu Ihrer beruflichen Position
  • ggf. auf der Veranstaltung von Ihnen erstellte Foto- und Videoaufnahmen
  • ggf. Geburtsdatum und Geburtsort (z.B. bei Einladungen zu Veranstaltungen, die eine Sicherheitsüberprüfung durch eine Behörde/Ministerium erfordern)

Wofür werden meine Daten verarbeitet (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?

Wir verwenden Ihre Kontaktdaten (Name, Postanschrift, E-Mailadresse) zum Versand von Einladungen zu unseren Veranstaltungen, die Ihren Interessen entsprechen, und im Vorfeld der Veranstaltung relevanten Materialien per Post oder Email. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO beruhend auf unserem berechtigten Interesse im Rahmen unseres unternehmerischen Handelns auf die Veranstaltungen hinzuweisen.

Wenn Sie keine Einladungen zu unseren Veranstaltungen mehr wünschen, haben Sie die Möglichkeit, der Nutzung Ihrer Daten zu diesen Zwecken jederzeit zu widersprechen, indem Sie eine E-Mail mit Ihrem Widerspruch an datenschutz@4germany.org senden. In diesem Fall werden wir die Zusendung von Einladungen zu unseren Veranstaltungen unverzüglich beenden.

Wenn Sie an einer unserer Veranstaltung teilnehmen, verarbeiten wir Ihre unter Ziffer 2 genannten Daten, um die Veranstaltung durchzuführen und Ihnen die Teilnahme zu ermöglichen. Dazu zählt auch, dass wir ggf. Ihren Namen, Angaben zu Ihrem Unternehmen bzw. Ihrer Institution und Ihre derzeitige berufliche Position in ein Teilnehmerverzeichnis aufnehmen, das den anderen Teilnehmern der Veranstaltung (ggf. auch in elektronischer Form) zur Verfügung gestellt wird, oder stellen ggf. Ihre Daten (Name, Angabe zu Unternehmen/Institution) den Moderator:innen der Veranstaltung zwecks Durchführung der Veranstaltung zur Verfügung. Darüber hinaus nutzen wir diese Daten, um Ihnen nach der Veranstaltung erstellte veranstaltungsrelevante Materialien (z.B. Materialien, Präsentationen und Berichte) zuzusenden. Ferner geben wir ggf. Ihre Daten an kooperierende Institutionen weiter, soweit dies zur Durchführung der Veranstaltung und der Ermöglichung Ihrer Teilnahme erforderlich ist, z.B. Gästemanagement. Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitungen ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b) DS-GVO.

Sie haben gemäß Art. 21 Abs. 1 DS-GVO das Recht aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Veröffentlichung Ihrer auf der Gästeliste befindlichen Daten auf unserer Website mit künftiger Wirkung zu widersprechen, indem Sie eine E-Mail mit Ihrem Widerspruch an datenschutz@4germany.org senden.

Soweit Sie zu einer Veranstaltung eingeladen werden, die eine Sicherheitsüberprüfung durch eine Behörde erfordert, werden Ihre unter Ziffer 2 genannten Daten zur Durchführung der Sicherheitsprüfung verwendet und zu diesem Zweck auch an die Behörden/Ministerien weitergegeben. Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitungen sind Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b), c) und e) DS-GVO.

Wofür werden die Fotos von der Veranstaltung verwendet und auf welcher Rechtsgrundlage?

Bei unseren Veranstaltungen werden regelmäßig Fotos und/oder Videos aufgenommen, die teilweise auf unserer Homepage, in unseren Social Media Kanälen, im Rahmen von externer und interner Berichterstattung oder in unserem Newsletter veröffentlicht werden, ggf. auch zusammen mit Ihren Namen. Neben den Foto- und Videoaufnahmen werden dabei automatisch auch Metadaten, wie z.B. Ort und Zeit der Aufnahme und Standort, in den Digitalkameras gespeichert. Rechtsgrundlage für das Anfertigen und Speichern von Foto- und Videoaufnahmen ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DS-GVO basierend auf unserem berechtigten Interesse an einer Berichterstattung über die Veranstaltung. Rechtsgrundlage für das Veröffentlichen der Foto- und Videoaufnahmen sind §§ 22, 23 Kunsturhebergesetz (KUG).
Sie haben gemäß Art. 21 Abs. 1 DS-GVO das Recht aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Anfertigung und Speicherung Ihrer Foto- und Videoaufnahmen mit künftiger Wirkung zu widersprechen, in dem Sie eine E-Mail mit Ihrem Widerspruch an datenschutz@4germany.org senden.

Werden meine Daten in ein Drittland übermittelt?

Wir geben Ihre Daten zu den unter Ziffer 3 genannten Zwecken an die in Ziffer 3 genannten Stellen weiter. Des Weiteren setzen wir Dienstleister (Auftragsverarbeiter) weisungsgebunden ein, unter anderem für den postalischen oder digitalen Versand von Einladungen oder im Rahmen des Gästemanagements. Sämtliche Auftragsverarbeiter erhalten nur in dem Umfang und für den Zeitraum Zugang zu Ihren Daten, der für die Erbringung der Leistungen jeweils erforderlich ist. Wir achten darauf, dass die Dienstleister sich innerhalb der Europäischen Union befindet. Sollte das aus organisatorischen Gründen nicht möglich sein, weisen wir Sie gesondert im Rahmen der Einladung bzw. Anmeldung hin.

Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten, sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind. Außerdem werden Ihre Daten gelöscht, wenn Sie von Ihrem Widerrufs- bzw. Widerspruchsrecht Gebrauch machen. Durch ein Löschkonzept mit regelmäßigen Prüfungen der Datenbestände stellen wir die Löschung sicher.
Die sonst zur Durchführung der Veranstaltung oder zwecks Sicherheitsüberprüfung erhobenen Daten werden direkt nach der Veranstaltung gelöscht.
Die von Ihnen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DS-GVO gespeicherten Foto- und Videoaufnahmen nebst der Metadaten werden solange gespeichert, bis Sie gemäß Artikel 21 Abs. 1 DS-GVO berechtigterweise Widerspruch gegen die Speicherung eingelegt haben, es sei denn es liegen vorrangige berechtigte Gründe für die Verarbeitung im Sinne von Art. 21 Abs. 1 Satz 2 DS-GVO vor.

Gibt es für mich eine Pflicht zur Bereitstellung der Daten?

Die Bereitstellung Ihrer Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Soweit Sie aber an unseren Veranstaltungen teilnehmen, oder Einladungen zu den Veranstaltungen erhalten möchten, müssen Sie uns Ihre Daten bereitstellen. Ohne Ihre Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, Ihnen Einladungen zu unseren Veranstaltungen zukommen zu lassen oder Ihnen die Teilnahme an unseren Veranstaltungen zu ermöglichen.
Inwieweit finden automatisierte Einzelfallentscheidungen oder Maßnahmen zum Profiling statt?
Wir nutzen keine rein automatisierten Verarbeitungsprozesse zur Herbeiführung einer Entscheidung.

Welche Rechte habe ich in Bezug auf meine Daten?

  • Sie haben die Rechte aus den Artikeln 15 – 21 DSGVO:
  • Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
  • Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
  • Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
  • Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
  • Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)

Bitte wenden Sie sich hierzu an folgende Stelle:
DigitalService4Germany GmbH
Prinzessinnenstraße 8-14, 10969 Berlin
E-Mail: datenschutz@4germany.org

Ihr Beschwerderecht können Sie bei der Berliner Beauftragten für Datenschutz und Informationssicherheit, Friedrichstr. 219, 10969 Berlin oder unter der E-Mailadresse: mailbox@datenschutz-berlin.de adressieren

Habe ich das Recht meine Einwilligung zu widerrufen?

Sofern wir Ihre Daten auf Grundlage einer Einwilligungserklärung verarbeiten, haben Sie jederzeit das Recht diese Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt von dem Widerruf unberührt.

Der Widerruf ist zu richten an:
DigitalService4Germany GmbH
Prinzessinnenstraße 8-14, 10969 Berlin
E-Mail: datenschutz@4germany.org
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